Proces onboardingu nowego pracownika w przychodni: dobre praktyki

Rozpocznij onboarding jeszcze przed pierwszym dniem pracy

Dobre pierwsze wrażenie zaczyna się... jeszcze przed rozpoczęciem pracy. Skuteczne placówki medyczne kontaktują się z nowym pracownikiem na kilka dni przed planowanym rozpoczęciem zatrudnienia, przesyłając niezbędne informacje: grafik, dane logowania do systemów, dokumenty do wypełnienia, a nawet wskazówki dotyczące dojazdu czy dress code’u. To minimalizuje stres i skraca czas adaptacji.

Warto też przydzielić opiekuna lub mentora, czyli osobę z zespołu, która będzie wspierać nowego pracownika w pierwszych tygodniach. Dzięki temu nowy członek zespołu wie, do kogo może się zwrócić z pytaniami i czuje się częścią struktury od samego początku. Taki gest buduje zaufanie i lojalność wobec pracodawcy.

Pierwszy dzień pracy: mniej biurokracji, więcej relacji

Dzień rozpoczęcia pracy to kluczowy moment, który powinien być dobrze zaplanowany. Pracownik powinien wiedzieć, gdzie się zgłosić, z kim się spotkać i co będzie robić. Warto zredukować formalności do minimum, a dokumenty można zebrać wcześniej lub po zakończeniu pierwszego dnia. Dzięki temu nowy pracownik może skupić się na zapoznaniu z zespołem, przestrzenią oraz kulturą organizacyjną.

Przychodnie, które dbają o wrażenia pracownika, często przygotowują prosty plan dnia, umożliwiający poznanie kluczowych procedur, systemów informatycznych (np. gabinet.gov.pl, eWUŚ, P1), zasad kontaktu z pacjentem oraz podziału obowiązków. Mile widziane są także elementy integracyjne, takie jak, chociażby wspólna kawa z zespołem lub krótka prezentacja nowej osoby.

Pierwsze tygodnie to czas na adaptację i wzajemne poznanie

Okres próbny to nie tylko czas oceny pracownika, ale przede wszystkim jego adaptacji do warunków pracy. Warto organizować regularne spotkania feedbackowe, podczas których omawiane są postępy, pytania i trudności. To ważne szczególnie w przychodniach, gdzie każdy z członków zespołu odpowiada za określony zakres obowiązków i nie ma miejsca na długotrwałe nieporozumienia.

Dobrą praktyką jest przygotowanie tzw. check-listy onboardingowej, czyli spisu umiejętności i procedur, które nowy pracownik powinien opanować w pierwszym miesiącu. Może ona zawierać m.in. wprowadzenie do systemów informatycznych, poznanie protokołów obsługi pacjenta, zasad dyżurowania oraz współpracy z personelem pomocniczym.

Pamiętajmy też, że onboarding to proces dwustronny i warto pytać nowego pracownika o jego odczucia i sugestie. Dzięki temu możemy stale udoskonalać sposób wdrażania nowych osób i eliminować ewentualne błędy organizacyjne.

Utrzymanie motywacji i zaangażowania

Choć formalny proces onboardingu zwykle trwa od jednego do trzech miesięcy, warto potraktować go jako element długofalowego budowania relacji z pracownikiem. Przychodnie, które inwestują czas i energię w pierwsze tygodnie współpracy, często mogą liczyć na większe zaangażowanie, lojalność i satysfakcję zespołu.

Z tego względu warto po zakończeniu etapu wdrożenia zaplanować rozmowę podsumowującą, podczas której wspólnie z pracownikiem ocenimy przebieg procesu. To także dobry moment, aby zapytać o potrzeby szkoleniowe, aspiracje zawodowe czy ewentualne sugestie dotyczące organizacji pracy.